Dirigir, Controlar y Supervisar personal

INTRODUCCÍON

Todo Gerente o Director de empresa debe procurar dirigir con efectividad a sus empleados, de manera que esto repercuta favorablemente en el trabajo de estos y, en consecuencia, en la buena marcha general de la empresa. Y esto acabará por redundar en la marcha económica que, al fin y al cabo, se apoya en el buen hacer diario de todos y cada uno de esos empleados. 

Pero dirigir, sobre todo dirigir bien y con eficacia, no es tan sencillo. Aunque a más de uno pueda parecer todo lo contrario. Tiene sus exigencias. En las líneas que siguen, pretendemos esbozar unas pautas de varios aspectos que tienen relevancia con ese buen dirigir o, más bien, dirigir con efectividad.

Podríamos centrar el tema en tres aspectos básicos, que no son los únicos,  pero que son como tres teclas que hay que tocar bien:

· La motivación
· La comunicación
· El liderazgo  

Recordemos que el control es ante todo, un asunto de comportamiento: se trata, mediante la elección de los fenómenos medidos, de orientar los comportamientos individuales o colectivos en un sentido que se ha juzgado favorable para la organización y de conseguir el cumplimiento de la estrategia.

La supervisión de empresa es muy útil en la valoración efectiva de los pactos y alianzas grupales. También ayuda para detectar comportamientos neuróticos entre empleados y directivos que alteran el tiempo de la productividad. Así mismo, permite relajar tensiones laborales y aporta valor añadido frente a los clientes. La supervisión de empresa es una herramienta muy valiosa para la orientación y producción de estrategias laborales. Es una manera nueva de adquirir recursos tangibles e intangibles que desarrollan suficientes capacidades para augurar una ventaja competitiva sostenible en el tiempo.  

DIFERENCIA ENTRE DIRIGIR, CONTROLAR

Y SUPERVISAR PERSONAL:
Dirigir Es:

Guiar, mostrando o dando las señas de un camino.

Gobernar, regir, dar reglas para el manejo de una dependencia, empresa o pretensión

Orientar, guiar, aconsejar a quien realiza un trabajo.

DIRIGIR PERSONAS ES UNA NECESIDAD PARA…

      Sacar al máximo el rendimiento de las personas.

      Retener y fidelizar a los mejores colaboradores

       Obtener y mejorar los resultados.

      

En todo proceso directivo hay tres elementos básicos fundamentales:

1.  El que dirige: Directivo

2.  Los que realizan: Colaboradores

3.  La tarea u objetivo a lograr

DIRIGIR= PROFESION+ARTE+RESPONSABILIDAD

• Dirigir es lograr objetivos a través de otros
• Dirigir es hacer que otros combinen sus esfuerzos, su inteligencia y su voluntad se obtengan resultado que solos o con el esfuerzo aislado no serian posibles.
• Dirigir es obtener el máximo aprovechamiento de los recursos disponibles.
• Dirigir es “Hacer” hacer, siendo responsable de lo que hagan los otros.
• Dirigir es servir a los colaboradores para que logren una meta previamente establecida.
• Para dirigir es necesario tener en cuenta a los colaboradores, sus capacidades, conocimientos, voluntades, para aprovecharlas al máximo en el cumplimiento de metas.

El Arte de dirigir:

1.        Saber qué es lo que se quiere lograr

Si no se tiene claro lo que queremos conseguir es imposible dirigir eficientemente, por ello en primer lugar en tener presentes los objetivos que queremos lograr, una visión del proyecto, que pretendemos alcanzar y desarrollar una actuación por prioridades, para lo cual es preciso distinguir lo principal de lo secundario.

2. Mostrar cómo hacerlo

Se enseñan los procesos y técnicas, además del material y personan que se necesitan para lograr cierta actividad  u objetivo.

3.Dejar que lo intenten

Una vez, que se señala lo que se debe hacer y como hacerlo, se debe dejar que lo hagan, es probable que surjan dificultades o cometan algún error, pero con el tiempo se adquiere experiencia y madurez profesional.

4.Observar el rendimiento

Además de observar cómo se van desenvolviendo, también el directivo debe estar a sus”servicios”para resolver problemas que pudieran presentarse, motivarles y facilitar el logro de sus objetivos.

5. Medir los progresos

Es necesario medir el trabajo duro, para ello se implementan sistemas de medición, varían según sea la actividad u objetivos.

Esto servirá como herramienta para evaluar el desempeño y en todo caso, ver cómo pueden mejorar para aumentar la calidad.

Dirigir personas es una responsabilidad.

Lograr resultados satisfactorios es la misión y responsabilidad de todo directivo, y para ello es adecuado realizar un desempeño adecuado de la función.

¿Cómo lograr resultados deseados?

Existen dos maneras:

1. Hacerlo todo uno mismo

Esto convierte al directivo en pieza importante para el desarrollo e actividades, sin embargo, es agotador, y se llega a este punto por motivos como es, no querer explicar, o bien no confiar en el personal.

2.Hacerlo a través de otros

Usar a los subordinados mediante peticiones bien estructuradas para evitar confusiones y conflictos.

CONTROLAR:

¿Qué entendemos por control?

Por control entendemos…

A la acción de evaluar y medir que realiza un directivo, con el fin de conocer los resultados obtenidos en una determinada actividad de acuerdo con las previsiones establecidas.

En otras palabras...

Es la acción sistemática que se ejerce para establecer estándares medir con ellos el progreso y tomar las medidas correctivas necesarias para conseguir los resultados planeados y previstos.

ELEMENTOS DEL CONTROL:

•       EL OBJETIVO
•       UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
•       EL ANÁLISIS COMPARATIVO
•       MEDIDAS CORRECTIVAS

El control es una tarea básica de reflexión que requiere y precisa tiempo para analizar debidamente los resultados obtenidos.

Tipos de controles:

•   Preventivos

•   Concurrentes o de supervisión

•   Finales o post operativos.

¿PARA QUE CONTROLAR?

      Para medir, saber y hacer.

      Para progresar

      Para felicitar

      Para aprender de éxitos y fracasos

¿QUÉ HAY QUE CONTROLAR?

Todo aquello que es susceptible de ser medido y evaluado.

Es preciso saber distinguir lo principal de lo secundario.

PROCESO DE CONTROL

1.       Continuidad
2.       Programación
3.       Globalidad
4.       Objetividad
5.       Eficiencia
6.       Oportunidad
7.       Simplicidad y sencillez
8.       Claridad
9.       Personal

"VIDEO"

¿COMO EVITAR LA RESUTENCIA AL CONTROL?

      Destacar la importancia que el control tiene para el propio colaborador

      Evitar los estándares arbitrarios o caprichosos

      Ser especifico

      Efectuar el seguimiento con una información exacta y adecuada

      Mostrar los beneficios del logro… y no tanto del castigo.

AUTOCONTROL:

El más efectivo de los controles.

El autocontrol es la habilidad de controlar las propias emociones, comportamientos y deseos con el fin de obtener alguna recompensa posterior, es la capacidad de gestión eficiente del futuro.

PERSPECTIVA PSICOLÓGICA

Desde la psicología cognitivo-conductual se entiende por autocontrol las interacciones conductuales en las que una persona debe:

§  dejar de emitir una respuesta que va seguida de consecuencias percibidas por el individuo como inmediatas y positivas, es decir, dejar de recibir un refuerzo positivo, pero para evitar a su vez que otras consecuencias que se perciben a largo plazo dejen también de ocurrir; 

§  emitir una respuesta que irá seguida de consecuencias inmediatamente negativas pero que a largo plazo supondrá consecuencias positivas (un refuerzo) para el individuo o evitará consecuencias negativas de mayor impacto.

Ejemplo de autocontrol del primer supuesto sería dejar de fumar, ya que se pierde el refuerzo que supone el cigarrillo para evitar consecuencias no perceptibles a corto plazo para nuestra salud. Ejemplo de autocontrol del segundo supuesto sería pasar un sábado por la noche trabajando (respuesta que tiene consecuencias inmeditas negativas) para poder obtener un sobresueldo por las horas extras (refuerzo a largo plazo).

En el autocontrol intervienen varios factores: la autoestima, la personalidad, las relaciones interpersonales y las situaciones inesperadas, etc.

PERSPECTIVA FILOSÓFICA

El autocontrol es la demostración de una libertad plena en una personalidad integrada, el despliegue de los actos según las decisiones cuanto más corresponden a la voluntad interior y se ven menos determinados por las circunstancias manifiestan el desarrollo de la madurez humana según la antropología filosófica.

SUPERVISIÓN:

¿Qué es supervisión?

La supervisión es la observación y registro regular de las actividades que se llevan a cabo en un proyecto o programa. Es un proceso rutinario de recogida de información sobre todos los aspectos del proyecto. Supervisar es comprobar cómo progresan las actividades del proyecto. Es observación.

OBJETIVOS DE LA SUPERVISIÓN

•       Mejorar la productividad de los empleados
•       Desarrollar un uso óptimo de los recursos
•       Obtener una adecuada rentabilidad de cada actividad realizada
•       Desarrollar constantemente a los empleados de manera integral
•       Monitorear las actitudes de los subordinados
•       Contribuir a mejorar las condiciones laborales

ESTILOS DE SUPERVISIÓN

•         ESTILO AUTOCRÁTICO: Característico de individuo autocráticos, que sin consultar con nadie, señalan o determinan que debe hacerse, cómo y cuando en forma categórica, indican la fecha de su cumplimiento y luego lo comprueban en la fecha y hora señaladas. Caracterizado por un personalismo exagerado en las líneas de toma de decisiones.

•         ESTILO DEMOCRÁTICO: Característico del supervisor que permite que los trabajadores participen en el análisis del problema y su solución. Anima a sus hombres para que participen en la decisión. Es directo y objetivo en sus comentarios y comprueba si el trabajo había sido realizado, felicitando después al que lo merezca.

•         ESTILO LIBERAL: El supervisor no ejerce control del problema, prefieren que sus hombres hagan lo que consideran conveniente y deja que las cosas sigan su propio camino.

•         LOS INDIVIDUOS HOSTILES: Se resienten de la autoridad. Su hostilidad se canaliza mejor tratándolos autoritariamente. El estilo autocrático canaliza su agresividad y atiende a dirigirla hacia objetivos constructivos. Resulta verdaderamente extraño que el otro tipo de persona que responde positivamente ante el estilo autocrático sea precisamente la opuesta a la hostil - la persona dependiente. Esta necesita una dirección firme. Su mansedumbre y dependencia le dan una sensación de estar flotando en el aire. Si el líder es dominante y autoritario, tranquiliza a la persona dependiente.

CARACTERÍSTICAS DEL SUPERVISOR

•         Conocimiento del Trabajo: Esto implica que debe conocer la tecnologíade la función que supervisa, las características de los materiales, la calidad deseada, losa costos esperados, los procesos necesarios, etc.

•         Conocimiento de sus Responsabilidades: Esta característica es de gran importancia, ya que ella implica que el supervisor debe conocer las políticas, reglamentos y costumbres de la empresa, su grado de autoridad, sus relaciones con otros departamentos, las normas de seguridad, producción, calidad, etc.

•         Habilidad Para Instruir: El supervisor necesita adiestrar a su personal para poder obtener resultados óptimos. Las informaciones, al igual que las instrucciones que imparte a sus colaboradores, deben ser claras y precisas.

•         Habilidad Para Mejorar Métodos: El supervisor debe aprovechar de la mejor forma posible los recursos humanos, materiales, técnicos y todos los que la empresa facilite, siendo crítico en toda su gestión para que de esta manera se realice de la mejor forma posible, es decir, mejorando continuamente todos los procesos del trabajo.

•         Habilidad para Dirigir: El supervisor debe liderar a su personal, dirigiéndolo con la confianza y convicción necesaria para lograr credibilidad y colaboración de sus trabajos.

FUNCIONES DEL SUPERVISOR

De manera muy general se puede decir que todo supervisor tiene cuatro (4) grandes funciones:

•         PROYECTAR: Se debe programar o planificar el trabajo del día, establecer la prioridad y el orden, tomando en cuenta los recursos y el tiempo para hacerlo, de igual forma el grado de efectividad de sus colaboradores, así como la forma de desarrollar dicho trabajo dentro de su departamento. Proyectar en el corto, mediano y largo plazo. es uno de los pilares fundamentales para el éxito de cualquier supervisor.

•         DIRIGIR: Esta función comprende la delegación de autoridad y la toma de decisiones, lo que implica que el supervisor debe empezar las buenas relaciones humanas, procurando que sus instrucciones claras, específicas, concisas y completas, sin olvidar el nivel general de habilidad de sus colaboradores.

•         DESARROLLAR: Esta función le impone al supervisor la responsabilidad de mejorar constantemente a su personal, desarrollando sus aptitudes en el trabajo, estudiando y analizando métodos de trabajo y elaborando planes de adiestramiento para el personal nuevo y antiguo, así elevará los niveles de eficiencia de sus colaboradores, motivará hacia el trabajo, aumentará la satisfacción laboral y se lograra un trabajo de alta calidad y productividad.

•         CONTROLAR: Significa crear conciencia en sus colaboradores para que sea cada uno de ellos los propios controladores de su gestión, actuando luego el supervisor como conciliador de todos los objetivos planteados. Supervisar implica controlar. El supervisor debe evaluar constantemente para detectar en que grado los planes se están obteniendo por él o por la dirección de la empresa.